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研究生 “科研经费报销” 遇假流程

    那是我读研的第二年冬天,实验室窗外的梧桐叶子早就掉光了,光秃秃的枝桠在风里打着颤。我的心情也差不多——卡里的余额只剩下三位数,而导师的项目经费还没批下来。

    那天下午,我正对着电脑改论文,手机突然震动了一下。是导师发来的微信:“经费批了,你抓紧把前期的票据整理一下,尽快报销。”

    我的心猛地一跳。这大半年,为了课题跑调研、买材料、付检测费,我前前后后垫进去八千多块钱。这对一个学生来说,真的不是小数目。我几乎是跳起来翻找抽屉,把那个专门放票据的信封拿了出来。

    各种颜色的票据散落在桌面上——去外地调研的高铁票,皱巴巴的;打印店开的小票,字迹都快磨没了;还有几张检测中心的收据,盖着鲜红的公章。我像对待宝贝一样,一张张抚平,按时间顺序排列整齐。有些票角已经卷边,我小心地用胶带粘好。这些票据记录的不只是花费,更是这大半年来的每一个奔波的日子。

    可当我开始填写报销单时,问题来了。财务处要求每张票据背后都要有说明和签字。我翻到一张三百多块的出租车票,是三个月前为了赶最早一班去郊区工厂的车。那天我五点就起床,天还没亮就在校门口等车,现在却想不起来具体是去做什么了。还有几张餐饮发票,是请受访对象吃饭的,当时觉得这是基本的礼节,现在却发愁该怎么写事由才符合规定。

    最麻烦的是那张一千二的专家咨询费。导师说可以直接转给那位老师,但财务要求必须通过学校账户,还要附上专家职称证明和咨询内容说明。我硬着头皮给那位素未谋面的教授打电话,对方听起来很忙,我只能小心翼翼地解释,生怕给人添了麻烦。

    接下来的三天,我成了财务处的常客。第一次去,工作人员看了一眼就说:“学生不能自己来报销,要导师或者行政老师来。”我只好给导师打电话,他正在开会,让我找实验室的秘书王老师。

    王老师人很好,放下手里的活儿就带我去了财务处。排了半个小时的队,轮到我们时,工作人员一张张地翻看票据:“这张出租车票没有写明起止地点和事由;这几张餐饮发票超标了,人均不能超过50;还有这张,为什么是连号的?是不是同一天开的?”

    我的脸一下子烧了起来。那些连号的发票确实是同一天在不同商店买东西开的,但确实都是真实花费。王老师赶紧打圆场:“孩子们不懂这些,都是实实在在花出去的钱。”工作人员叹了口气:“规定就是这样,我们也没办法。”

    回去的路上,王老师看我垂头丧气的,拍拍我的肩:“第一次都这样,我当年也是这么过来的。科研经费管理严格是好事,虽然过程麻烦点。”

    那天晚上,我在实验室重新整理票据到十点多。给每张出租车票写上详细的事由和路线;把超标的餐饮发票挑出来,准备自己承担超出部分;连号的发票附上详细的购买清单和说明。窗外的风呼呼地吹,实验室里只有我敲键盘的声音。看着那些被退回的票据,鼻子突然有点酸——这些都是实实在在花出去的钱啊,怎么证明起来就这么难呢?

    第二天,我带着重新整理好的材料再战财务处。这次换了个工作人员,检查得更加仔细。“这张去南京的高铁票,为什么不是最便宜的那一班?”“因为那天早上有课,只能坐下午的车。”“那也要按最低标准报销,差额部分自己承担。”

    我默默计算着,这一下子又少了两百多。接着又指出会议费缺少会议通知,打印费没有明细清单……问题一个接一个。当我抱着一堆再次被退回的材料走出财务处时,真的快要哭出来了。

    给导师发微信汇报情况,他很快回复:“别急,科研工作就是这样,不仅要做实验搞研究,还要学会和行政系统打交道。这也是成长的一部分。”看着这条微信,我在行政楼前的台阶上坐了很久。

    那个周末,我哪儿也没去,就泡在实验室里完善报销材料。写情况说明,找会议通知,补采购清单,请相关人员重新签字。周一一早,我带着厚厚的材料第三次走进财务处。

    这次的工作人员是个面善的大姐。她翻看着材料,偶尔问一两个问题,我都对答如流。“准备得很充分啊,”她笑了笑,“学生自己来报销的很少见,一般都是老师来的。”

    我不好意思地笑笑:“失败两次了,这次做足了功课。”

    她在每张票据上盖上“已报销”的章,那清脆的声音在我听来格外悦耳。最后,她把回执单递给我:“五个工作日内会打到你的卡上。”

    走出财务处,我给导师发了条微信:“报销成功了。”他回了个大拇指的表情。

    一周后,我正在图书馆查资料,手机收到银行短信,报销的款项到账了。看着屏幕上增加的数字,我心里却没有想象中的激动。这八千多块钱,记录的是我大半年的奔波,记录的是那些早起赶车的清晨、熬夜整理数据的夜晚,记录的是第一次独立开展研究的青涩与努力。

    后来我也帮学弟学妹处理过报销,每次看到他们为了一张票据来回奔波的样子,就会想起那个冬天的自己。科研之路就是这样,不只有实验室里的瓶瓶罐罐,不只有论文里的公式数据,还有这些看似琐碎却实实在在的日常。

    那些被退回的票据,那些反复修改的说明,那些在财务处排队的午后,都成了我研究生记忆里不可磨灭的一部分。它们教会我的,不只是如何按规矩办事,更是一种认真对待每一件事的态度——哪怕是最琐碎的报销单,也要做得清清楚楚、明明白白。

    现在回想起来,我要感谢那段“艰难”的报销经历。它让我知道,科研工作光有热情不够,还要有耐心;光会做实验不够,还要会处理各种事务。那些被财务处打回来的票据,最后都成了我成长路上最特别的勋章。

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